Generalforsamling udsættes
Det er med stor beklagelse, at vi må meddele, at generalforsamlingen planlagt til i morgen onsdag 22/4 må UDSÆTTES.
Årsagen er, at vi her i allersidste øjeblik er blevet gjort opmærksomme på, at vores samarbejdspartner, der havde til opgave at udsende indkaldelsen, i processen stødte på et større antal adresser, der ikke kunne leveres til i e-Boks. Den model for indkaldelse, vi havde planlagt var, at andelshavere, der er fritaget fra e-Boks, i stedet skulle modtage den pr. e-mail eller brev. Vi havde forud forsøgt at få oplyst af Køge Kommune, hvem disse personer er, men det kunne ikke lade sig gøre grundet GDPR. Så vi håbede at kunne udlede det selv efter første elektroniske udsendelse.
Men udover de e-Boks fritagede var der så – ved vi nu – en hel del andelshavere, hvor det navn, hvormed de er registreret i cpr., ikke matchede navnet som det står registreret i vores kartotek. Dette kan skyldes, at man har ændret fx efternavn, men det kan også være en banal forskel i opsætning. Hvis der findes et sådant mismatch, fejlmelder systemet åbenbart og brevet bliver ikke leveret.
Vores samarbejdspartner sendte efterfølgende e-mails til de personer, som ikke kunne modtage i e-Boks, og som vi er i besiddelse af e-mailadresser på. Og dem, som vi heller ikke har e-mailadresser på, skulle så efter planen som sidste led i kæden have haft et gammeldags brev i posten. Men dette blev desværre ikke effektueret grundet en uheldig blanding af systemiske og menneskelige fejl. Og først meddelt her på falderebet.
Summa summarum må vi således konstatere, at vi grundet faktorer, som vi ikke har haft indflydelse på, er havnet i en gråzone mht. om generalforsamlingen er lovligt indkaldt. Ifølge vores vedtægter skal dette ske med 21 dages varsel ved særskilt meddelelse til hvert enkelt medlem eller ved annoncering i lokal avis. Og det kan vi desværre ikke stå 100 % inde for jf. ovenstående.
Vi vender tilbage med en ny dato for generalforsamlingen, så snart vi har fået koordineret vores folk, og udsender indkaldelsen igen i overensstemmelse med vedtægterne.